Warum eine Tabelle die Beschaffung erleichtert
Wer Material bestellt, braucht Mengen. Ein Plan zeigt, was wo liegt, aber nicht, wie viel davon gebraucht wird. Die Mengen stecken im Modell, und sie lassen sich als Tabelle ausgeben, mit der ein Lieferant oder eine Einkaufsabteilung direkt arbeiten kann.
Eine Tabelle hat gegenüber einer Zeichnung einen weiteren Vorteil: Sie lässt sich filtern, sortieren und mit Preisen ergänzen. Aus der reinen Mengenliste wird so eine Grundlage für Angebote und Bestellungen, ohne dass Mengen von Hand aus Plänen abgezählt werden müssen.
In GorkyCAD Pro stammen die Mengen aus demselben Modell wie die Pläne. Wird eine Trasse geändert, ändert sich die Menge in der Liste mit. Damit bleibt die Beschaffungsgrundlage zum Stand der Planung passend.
Das ist besonders dann wichtig, wenn sich ein Projekt über mehrere Wochen zieht. Jede Umplanung wirkt sich sofort auf die Mengen aus, und die Beschaffung arbeitet nicht mit einem Stand, der längst überholt ist.
Das gilt auch, wenn mehrere Personen am Projekt arbeiten. Jeder greift auf dieselben Mengen zu, und es entstehen keine parallel gepflegten Listen, die mit der Zeit auseinanderlaufen.
Was in der Exportdatei enthalten ist
Die XLSX-Ausgabe ist als Tabelle angelegt, in der eine Zeile einem Positionstyp entspricht. Typische Angaben sind:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Position | Laufende Nummer der Zeile |
| Bezeichnung | Bauteil oder Leitungsart |
| Typ | Zuordnung zu Gewerk oder Kategorie |
| Menge | Stückzahl oder Länge |
| Einheit | Stück, Meter oder Quadratmillimeter |
Weil es sich um eine gewöhnliche Tabellendatei handelt, lässt sich die Liste in jedem gängigen Tabellenprogramm öffnen. Du kannst eigene Spalten für Preise oder Liefertermine ergänzen, ohne die Struktur zu beschädigen.
Neben den Mengen enthält die Tabelle je nach Projekt auch Angaben zum Typ und zur Verlegeart. Damit lässt sich eine Position beim Lieferanten eindeutig beschreiben, ohne dass ein Plan mitgeschickt werden muss.
Schritt für Schritt von der Liste zur Datei
Der Export ist kurz, aber er sollte mit einem klaren Stand erfolgen. So gehst du vor:
- Modellstand festhalten. Notiere die Revision, die der Liste zugrunde liegt.
- Liste aufrufen. Öffne die Material- oder Kabelliste im Projekt.
- Umfang wählen. Entscheide, ob die gesamte Anlage oder nur ein Abschnitt ausgegeben wird.
- Export starten. Gib die Liste über die Exportfunktion als XLSX aus.
- Datei prüfen. Öffne sie und kontrolliere Summen und Einheiten.
- Für die Beschaffung aufbereiten. Ergänze Preise, Lieferanten und Bestellnummern.
Beispiel: Bestellung für ein Einfamilienhaus
Für ein Einfamilienhaus sollen Leitungen, Schalter, Steckdosen und der Verteiler beschafft werden. Ausgangsdaten sind ein Modell mit einem Verteiler, mehreren Stromkreisen und den zugehörigen Leitungen samt Länge. Der Umfang wird auf das gesamte Gebäude gesetzt, die Liste als XLSX ausgegeben.
In der Datei stehen die Leitungsarten mit ihren Längen in Metern, die Schalter und Steckdosen mit ihrer Stückzahl sowie der Verteiler mit seinem Typ. Nach dem Ergänzen von Preisen und Lieferterminen dient die Tabelle direkt als Bestellgrundlage. Ein Abzählen von der Zeichnung entfällt.
Enthält das Projekt mehrere Geschosse, lohnt sich eine zusätzliche Liste je Geschoss. So erkennt der Monteur vor Ort schneller, welches Material zu welchem Abschnitt gehört.
Ein sprechender Dateiname mit Projektkürzel und Datum erspart später das Rätselraten, welche Liste die aktuelle ist.
Mengen und Längen vor der Weitergabe prüfen
Die Liste ist nur so gut wie das Modell. Bevor sie das Büro verlässt, lohnt ein kurzer Abgleich: Sind alle Verteiler erfasst, tauchen Leitungen ohne Trasse auf, und passen die Einheiten?
Besonders Längen verdienen Aufmerksamkeit. Sie können sich durch Umwege im Gebäude deutlich von der Luftlinie unterscheiden. Ein Blick in die 3D-Ansicht hilft, ungewöhnlich lange oder kurze Wege zu erkennen, bevor sie als Bestellmenge weitergegeben werden.
Prüfe außerdem, ob Reserve- und Verschnittzuschläge berücksichtigt sind. Diese Entscheidung gehört zur Beschaffung und nicht zum Modell, aber sie setzt eine verlässliche Ausgangsmenge voraus.
Ein kurzer Blick auf die Summenzeile zeigt, ob Größenordnungen plausibel sind. Fällt eine Menge unerwartet hoch aus, liegt meist ein doppelter Eintrag oder eine falsche Einheit vor.
Vergleiche die Mengen außerdem mit dem geplanten Umfang des Projekts. Wenn die Zahl der Stromkreise und die Zahl der Schutzeinrichtungen zusammenpassen, ist das ein einfacher Plausibilitätstest.
Die Tabelle für die Bestellung aufbereiten
Für die Weitergabe an Lieferanten ist eine schlanke Struktur hilfreich. Ergänze die Spalten der Exportdatei um die Angaben, die im Einkauf wirklich gebraucht werden:
| Spalte | Zweck |
|---|---|
| Artikelnummer | Eindeutige Kennung beim Lieferanten |
| Preis je Einheit | Grundlage für das Angebot |
| Lieferzeit | Planung des Bauablaufs |
| Bemerkung | Hinweise zu Alternativen oder Zubehör |
Halte diese Ergänzungen in einer Kopie der Exportliste. Die ursprüngliche Datei bleibt damit der Planungsstand, während die Kopie zum Arbeitsblatt der Beschaffung wird.
Sortiere die Zeilen nach Materialgruppen, damit zusammengehörige Positionen beieinander stehen. Das erleichtert sowohl die Preiserfassung als auch den Vergleich verschiedener Angebote.
Wenn mehrere Lieferanten angefragt werden, hilft dieselbe Struktur. Alle Angebote beziehen sich dann auf dieselben Positionen und lassen sich Zeile für Zeile vergleichen.
Abgleich mit dem PDF-Dokumentensatz
Zur Dokumentation eines Projekts gehört neben den Plänen ein PDF-Dokumentensatz mit Spezifikation, Kabeljournal, Smete und dem Pass des Verteilers. Die XLSX-Liste und diese Unterlagen sollten aus demselben Modellstand stammen, damit Mengen und Beschreibungen zusammenpassen.
Für die Bestellung ist die Tabelle das flexiblere Werkzeug, für die Übergabe der PDF-Satz das verbindliche. Beide erfüllen unterschiedliche Zwecke und stammen trotzdem aus einer Quelle, was Widersprüche zwischen Plan und Einkauf vermeidet.
Wenn sich das Modell ändert, aktualisiere beide Ausgaben gemeinsam. So bleibt nachvollziehbar, auf welchem Stand eine Bestellung beruht.
Sinnvoll ist ein festes Datum für den Abgleich kurz vor der Bestellung. Bis dahin sammeln sich Änderungen, die danach in einer gemeinsamen Aktualisierung berücksichtigt werden.
Häufige Fehler beim Excel-Export
Einige Fehler kehren bei der Weitergabe von Materiallisten regelmäßig wieder:
- Veraltete Mengen – die Liste wurde vor einer Modelländerung exportiert.
- Fehlende Einheiten – Zahlen ohne Bezug führen zu falschen Bestellmengen.
- Doppelte Positionen – Bauteile mit uneinheitlicher Bezeichnung werden zweimal geführt.
- Vermischte Abschnitte – mehrere Gebäudeteile in einer Liste ohne Filter.
Diese Punkte lassen sich mit einem kurzen Blick vor dem Versenden abstellen. Ein sauberer Stand spart im Einkauf mehr Zeit als jede Formatierung.
Am besten legst du die Prüfpunkte als kurze Routine an, die du vor jedem Versand durchgehst. Mit der Zeit dauert sie nur wenige Minuten und verhindert die meisten Rückfragen.
Fazit
Der XLSX-Export macht aus dem Modell eine Arbeitsgrundlage für die Beschaffung. Mengen müssen nicht abgezählt werden, und Preise lassen sich direkt ergänzen. Wichtig bleibt, dass Liste und Planungsstand zusammenpassen.
Wer diese Regel befolgt, hat im Einkauf weniger Rückfragen und weniger Nachbestellungen.
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FAQ
In welchem Format kommt die Liste heraus?
Als XLSX-Datei, die sich in jedem gängigen Tabellenprogramm öffnen und weiterbearbeiten lässt.
Kann ich nur einen Gebäudeabschnitt exportieren?
Ja. Du kannst den Umfang wählen und nur den Teil ausgeben, der beschafft werden soll.
Aktualisiert sich die Liste nach einer Änderung?
Die Liste wird aus dem Modell erzeugt. Nach einer Änderung exportierst du sie neu, damit die Mengen zum aktuellen Stand passen.
Gehört die XLSX-Liste zum PDF-Dokumentensatz?
Der PDF-Satz enthält Spezifikation, Kabeljournal und weitere Unterlagen. Die XLSX-Liste ergänzt ihn für den Einkauf und stammt aus demselben Modellstand.